Webinar Ordini B2B a norma di legge
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16 Giugno 2021
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Nicola Savino
SPECIALISTA IN DIGITAL COMPLIANCE
La Digitalizzazione sta andando verso il collasso? Scoperto il “climate change factor” che ci obbligherà a ripensare e rivoluzionare il Digitale entro i prossimi 10 anni
Il grande incubo del XXI è la duplicazione degli archivi digitali: esiste un modo per non dover creare archivi di produzione separati dagli archivi legali, dove conserviamo i nostri documenti di valore probatorio?
Mentre gli scienziati di tutto il mondo si interrogano su come stoppare, o rallentare, gli effetti del cambiamento climatico e preservare il pianeta, nell’Information Technology molti data scientist si chiedono come faremo a gestire l’esponenziale aumento dei dati, in atto da alcuni decenni.
Ma, mentre proseguono gli studi su questi “massimi sistemi”, sui quali – individualmente – non abbiamo voce in capitolo, c’è invece un fenomeno preoccupante che ti riguarda da vicino.
Sia come lavoratore che come persona.
Come puoi gestire la duplicazione di dati, documenti e file all’interno degli archivi digitali di cui ci serviamo sia per migliorare la nostra vita, sia per tutelarci legalmente contro eventuali contenziosi?
Pensaci.
Già adesso, i documenti che produci in ambito lavorativo ogni anno sono spaventosamente numerosi.
Un numero sempre maggiore di questi richiede la conservazione digitale per acquisire pieno valore probatorio.
Così, col passare del tempo, ti ritrovi ad avere uno storico di atti, documenti, dati informatici e file archiviati in due ambienti separati e non sincronizzati tra loro:
- L’archivio di produzione: può essere il tuo hard disk, una chiavetta, uno spazio in Cloud come Dropbox o Google Drive, dove generi tutti i file che lo spazio fisico ti permette di sfruttare, dove elimini, modifichi, sovrascrivi i file tutte le volte che ti occorre
- L’ archivio legale: tipicamente tutto ciò che conservi “a norma di legge” al fine di conferire a determinati documenti un valore probatorio inoppugnabile nel tempo.
Il problema è che quando modifichi i tuoi file nell’archivio di produzione, per riportare la nuova versione del documento anche nell’archivio legale devi fare un sacco di operazioni a mano:
- Apponi la firma digitale, con le chiavette, con le firme OTP (ve le buco ste OTP! Te lo dico)
- Ricarica a manina la nuova versione firmata digitalmente in conservazione digitale
- Ricompila tutti i campi di creazione dei metadati
Una totale perdita di tempo, col rischio aggiunto di commettere errori, come quello di non tenere a mente la necessità di creare una nuova versione del documento in conservazione.
Ma come Nicola? Proprio tu non lo sai che esistono le automazioni e i processi digitali?
Certo, ne sono perfettamente consapevole…sono circa 10 anni che porto avanti aziende, portali, riviste e scrivo libri sull’argomento.
Ma sarai d’accordo con me quando dico che, con la mole di azioni e attività che svolgiamo davanti a un PC, sempre più frequentemente ci troviamo nella condizione di dover dare valore probatorio a documenti, dati, informazioni e file in modo del tutto estemporaneo, gestendo processi “in emergenza”, mai mappati prima.
Se pensi soprattutto agli ultimi 15 mesi, a tutte le procedure e ai processi che l’azienda ha dovuto stravolgere, ti diventa molto più nitido il concetto che ti sto passando.
Non sempre hai il tempo di aspettare che l’ufficio IT, e gli eventuali partner coinvolti nella gestione dei processi digitali, creino un processo documentale per rispondere a quella situazione estemporanea, e non sempre è fattibile crearlo proprio perché può trattarsi di una circostanza unica che non ricapiterà facilmente, e quindi non vale la pena investire tempo e risorse per aprire un nuovo flusso di lavoro.
Però resta il fatto che tu hai quel documento tra le mani, gli devi dare valore probatorio e non sai come fare, senza cadere nel solito errore di prestarti a soluzioni “aumma aumma”, quelle cose “fatte in casa” sperando vada tutto bene.
Ma può esserci anche un altro caso che devi considerare: magari sei tu a non volere il coinvolgimento dell’azienda per conservare un file o un documento.
Ad esempio: una foto che scatti per uso lavorativo, per documentare un danno subito da un prodotto aziendale, o per archiviare legalmente un tentativo di frode.
Mi chiamo Nicola Savino e non faccio il DJ!
Ho fondato, nel 2009, la Savino Solution e accompagniamo le aziende in un processo di Digital Transformation che ha al centro del progetto quelli che noi chiamiamo “Digital Trust Services”.
Ovvero: tutto ciò che rende un documento non più cartaceo – ma digitale – legalmente valido e sicuro, attraverso una certificazione dell’intero sistema informativo e una corretta gestione delle Identità Digitali con cui manager e dipendenti prendono parte al processo.
Da sempre cerco di dare un contributo profondo alla scena dell’Information Technology italiana, investendo tempo e risorse in attività di divulgazione, tanto da essere – per distacco – il professionista della Digital Compliance con maggiore presenza online su canali di terze parti, come esperto nazionale invitato costantemente a condividere competenze, esperienze e conoscenze.
Ma non basta! Ecco perché, nel corso degli anni, ho creato anche diversi canali di divulgazione gestiti da me in prima persona, insieme al mio team di collaboratori:
3 portali proprietari di approfondimento sulla Digitalizzazione a norma di legge, con circa 450.000 visite all’anno.
1 canale televisivo tematico, in cui vengono illustrati non solo i casi studio sviluppati internamente ma anche le best practice di riferimento cui le imprese possono attingere.
1 brand di eventi live itineranti, il Dematerializzatore, che ogni anno attraversano le principali città italiane per fornire ad imprenditori, CEO e CIÒ tutte le informazioni da “insider” della digitalizzazione.
2 linee editoriali formati da libri e riviste nazionali sulla Digitalizzazione a norma di legge.
Come da prassi, voglio lasciare posto ad un massimo di 50 persone per garantire all’evento il giusto tasso di interazione tra me ed i partecipanti
Solo gli iscritti conosceranno luogo e ora in cui si terrà il webinar.
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